„Kaugel töö on?” „Kas saad pakkumise uuesti saata?” „Millal järgmine etapp algab?” Need on täiesti mõistlikud küsimused. Kliendi jaoks on sinu ettevõte üks partner, isegi kui tema tellimusega tegelevad eri inimesed ning info asub mitmes kohas.
Ettevõtja jaoks tähendab iga vastus väikest katkestust: leia õige kiri, vaata projekti seisu, otsi dokument ja saada edasi. Ühe kliendi puhul on see lihtne. Mitme samaaegse töö juures kulub sellele juba märgatav osa päevast.
Lisasime Studio OS-i kliendiportaali, et vajalik ülevaade oleks kliendil endal käepärast. Portaal on juba kasutusel ning arendame seda edasi koos ülejäänud Studio OS-iga.
Sinu ettevõtte kliendile oma vaade
Kui kasutad Studio OS-i oma ettevõtte juhtimiseks, on kliendiportaal mõeldud sinu ettevõtte klientidele. Näiteks näeb remonditöö tellija seal oma pakkumist ja töö edenemist; püsiklient leiab samast kohast teenuselepingu ning väljastatud arved.
Klient siseneb e-postile saadetud lingi kaudu. Tal ei ole vaja uut parooli meelde jätta ega sinu ettevõtte tööhaldustarkvara selgeks õppida. Ta näeb enda kliendisuhtega seotud infot ja temaga jagatud materjale. Ettevõttesisene kirjavahetus, märkmed ja tööversioonid jäävad sinu tööruumi.
Kliendil peaks olema lihtne aru saada, mis seisus tema töö on ja kas praegu oodatakse temalt midagi.
Pakkumine, millele saab vastata samas kohas
Portaalis saab klient pakkumise rahulikult üle vaadata: mida hind sisaldab, millised on tingimused ja kui kaua pakkumine kehtib. Pakkumist saab printida ning olemasoleva PDF-i alla laadida. Ka varasemad jagatud pakkumised jäävad leitavaks.
Sobiva pakkumise saab klient portaalis heaks kiita. Selle kohta jääb alles kinnitus koos heakskiidetud pakkumise sisuga. Seejärel vaatab sinu ettevõte kliendi heakskiidu üle ja kinnitab järgmised sammud. Nii on mõlemale poolele selge, millele klient oma „jah” ütles ja mis edasi saab.
Töö edenemine on nähtav ka väljaspool ettevõtet
Pärast kokkulepet muutub kliendi peamine küsimus: millal töö valmis saab? Kliendiportaalis näeb ta projektide edenemist, etappe ja järgmist sammu. Kui sama ettevõttega on käsil mitu tööd, on need koos ühes vaates.
Näiteks tellib klient ruumi viimistluse. Pakkumise ülevaatamise järel saab ta samast portaalist jälgida, milline etapp on käsil ja mis tuleb järgmiseks. Töö lõpus leiab ta sealt ka väljastatud arve. Iga küsimuse jaoks ei pea alustama uut kirjavahetust.
Ülevaade põhineb Studio OS-i salvestatud tööseisul. Seetõttu on ka ettevõttel lihtsam hoida kliendile näidatav info kooskõlas oma töökorraldusega, ilma eraldi aruannet kokku kirjutamata.
Lepingud ja arved jäävad käepärast
Pikema koostöö puhul on vaja aeg-ajalt meenutada, milles kokku lepiti. Portaalis näeb klient teenuselepingute sisu, nende alla kuuluvaid teenuseid ja arveldusgraafikut ning saab alla laadida temaga jagatud lepingu PDF-i.
Arvete juures on näha summa, maksetähtaeg ja viimane registreeritud makseseis. Olemasoleva arve PDF-i saab alla laadida. Nii on kliendil üks kindel koht, kust arveldusinfot otsida ka siis, kui algne e-kiri on ammu teiste vahele kadunud.
Vähem korduvat selgitamist, kindlam kliendikogemus
Kliendiportaali kasu ettevõtjale on praktiline: vähem dokumentide uuesti saatmist, vähem tööseisu eraldi kokkuvõtmist ja selgemad pakkumiste kinnitused. Kliendile annab see võimaluse vaadata vajalikku infot just siis, kui temal on selleks aega.
Eriti kasulik on selline vaade ettevõttele, kus kliendisuhe kestab kauem kui üks ost: ehitus- ja viimistlustööd, projekteerimine, hooldus, nõustamine või püsiv teenusleping. Mida rohkem on koostöös etappe ja kokkuleppeid, seda väärtuslikum on üks ühine koht, kust neid leida.
Olemas täna, täieneb koos sinu tööga
Praegu saab kliendiportaalis vaadata pakkumisi ja neid heaks kiita, jälgida projekte ning leida lepinguid, arveid ja nende juurde kuuluvaid jagatud PDF-e.
Edasi soovime tuua samasse vaatesse ka küsimused, vestluse ning fotode ja lisainfo saatmise. Need täiendused on veel plaanis. Arenduse suuna annab see, milline info aitab kliendil ja ettevõttel päriselt järgmise sammuni jõuda.
Kui sinu ettevõttel on tööst selge ülevaade, võiks see olla ka sinu kliendil.