See lugu kujutab Studio kavandatud terviklahendust läbi raamatupidaja Mari tööpäeva.
Mari peab üksi väikest raamatupidamisbürood. Tal on üksteist klienti: ehitaja, konsultant, väike kauplus ja teised ettevõtjad, kelle kuud on üsna erinevad. Raamatupidamine käib Meritis. Kliendisuhete, dokumentide ja tähtaegade hoidmine käib suuresti Mari peas.
Üks klient saadab arved õigel ajal. Teine saadab telefoni tehtud fotod kviitungist mitme erineva kirjaga. Kolmas ütleb, et saatis juba kõik, aga Mari otsib endiselt ühe makse selgitust. Samal ajal küsib tuttav, kas Mari saaks veel ühe ettevõtte raamatupidamise enda peale võtta.
Mari teab, kuidas selle kliendi raamatupidamist teha. Küsimus on selles, kust leida aeg, et veel üks kirjavahetus, veel üks dokumendivoog ja veel üks kuu, ära korraldada.
Hommik algab kiirest ülevaatest, mille Sven on juba kokku pannud
Studioga alustab Mari päeva selle töölaualt. Ta näeb täpselt, milliste klientidega on vaja tegeleda, kellelt on midagi puudu ja milline küsimus vajab tegutsemist. Iga soovituse juures on järgmine samm ning selle aluseks olev dokument või viide.
Ehitaja kaks puudunud dokumenti saabusid. Ettevalmistatud töö ootab ülevaatust.
Konsultant vastas, milleks kulu tehti. Selgitus on dokumendi juures.
Kaupluse omanik lubas puuduva materjali homme. Järelpäring arvestab selle kokkuleppega.
Ühe kliendi aruanne on valmis Mari ülevaatamiseks.
Mari avab esimese otsuse ja hakkab tööle. Enam ei pea ta läbi käima üheteistkümne ettevõtte kirju, et ise endale sama nimekirja koostada.
Puuduv dokument vajab täpsustust
Kui töö jätkamiseks on vaja dokumenti või selgitust, hoiab Studio sellel järge. Kliendile läheb kokkulepitud reeglite järgi üks selge küsimus koos vajaliku taustaga. Näiteks: „Palun lisa selle ostu arve või täpsusta, millega makse seotud oli.”
Klient avab telefonis päringu, lisab dokumendi või vastab küsimusele. Vastus jääb õige ettevõtte ja kuu juurde. Studio tunneb ära, milline osa palvest on täidetud; kui midagi on veel puudu, jääb nähtavale just see.
Mari ei pea uuesti küsima infot, mis jõudis vahepeal teise kirjaga kohale. Klient näeb, et materjal on vastu võetud, ning saab aru, kas temalt on veel midagi vaja. Dokumendi saabumine ja Mari heakskiit on eraldi sammud.
Selleks ei pea klient ise Studio kasutaja olema. Mari kliendiportaal ja e-post annavad talle võimaluse vajalik info saata ka senise töökorralduse kõrvalt.
Raamatupidaja lauale jõuab ettevalmistatud töö
Saabunud ostudokumendilt loeb Studio välja põhiandmed, seob selle õige kliendiga ja võrdleb juba olemasolevate dokumentidega. Korduva tarnija puhul pakub ta Mari varem kinnitatud käsitluse põhjal välja järgmise sammu. Ettepaneku juures on näha ka selle alus.
Kui sama arve saabub nii e-postiga kui ka portaali kaudu, ei tähenda see kahte uut tööd. Kui ettevõte, periood või kulu sisu on ebaselge, jõuab küsimus Mari ette.
Merit jääb kohaks, kus peetakse raamatupidamist. Studio korraldab selle ümber infot ja ettevalmistust. Mari kontrollib pakutut, otsustab erandite üle ning kinnitab, mis saab edasi.
Tema tähelepanu kulub üha rohkem sellele, kus tema kogemus loeb: ebatavalisele tehingule, kliendi küsimusele või kuu lõplikule ülevaatusele. Andmete otsimine ja korduv sisestamine ei ole enam Mari igapäevatöö.
Suur muutus algab siis, kui klient kasutab samuti Studiot
Üks Mari klientidest on ehitusettevõtja Jaan. Tema kasutab Studiot päringute, projektide ja arvete korraldamiseks. Töö käigus koguneb sinna juba info, mida Mari hiljem vajab: väljastatud arved, kuludokumendid ja selgitused, millise tööga need seotud on.
Kui mõlemad ettevõtted töötavad Studioga, saab osa kuu lõpu kogumisest toimuda töö käigus. Kokkulepitud õiguste piires valmistab Jaani Studio ette raamatupidajale vajaliku materjali ning Mari Studio võtab selle vastu koos kontekstiga. Jaan ei pea sama infot kuu lõpus uuesti kokku otsima ja edasi saatma.
Näiteks küsib Mari ühe ehituspoe ostu otstarvet. Päring jõuab Jaani Studios konkreetse dokumendi juurde. Kui vastus on juba kinnitatud projektiinfos olemas ja selle jagamine lubatud, saab selle kaasa panna. Kui vaja on Jaani selgitust, näeb ta üht täpsustavat küsimust ning vastab samas kohas. Vastus jõuab Mari poolel tagasi õige töö juurde.
Mari saab vähem kontekstita faile. Jaan saab vähem korduvaid küsimusi. Mõlemad töötavad edasi oma keskkonnas ja kumbki ei pea teise infovoogu käsitsi juhtima.
Kui kliendi ettevõttes tekib korras info töö käigus, algab raamatupidaja ajavõit juba enne kuu lõppu.
Ühendatud töö jätab ruumi personaalsele teenindusele
Kahe Studio keskkonna koostöö põhineb sellel, mida klient on lubanud raamatupidajaga jagada. Ettevõtte kogu kirjavahetus ja sisemine töökorraldus ei muutu seetõttu raamatupidajale avalikuks. Mari näeb oma teenuse jaoks vajalikku infot ning iga kliendi materjalid jäävad eristatavaks.
Koostöö väärtus paistab välja ka teises suunas. Kui Mari on info üle vaadanud, jõuavad kliendini kinnitatud aruanded ja arusaadav kokkuvõte. Küsimus aruande kohta jääb sama ettevõtte ja perioodi juurde; järgmine vestlus saab alata juba olemasolevast taustast.
Nii jääb Maril rohkem aega märgata, mida klient numbritest tegelikult mõista tahab. Ta saab selgitada muutusi, arutada ettevõtja plaane ja pakkuda sisulisemat nõu. Kliendile tähendab tõhusam teenus ka seda, et tema raamatupidajal on tema jaoks aega.
Vabanev aeg annab büroole kasvuruumi
Kui Mari saab järgmise uue kliendi päringu, vaatab ta oma tegelikku töömahtu. Studio näitab, millised kohustused ja lahtised küsimused olemasolevate klientidega kaasas käivad. Ta oskab hinnata, milline klient tema teenusega sobib ja kui palju lisatööd temaga tuleb.
Uue kliendi alustamine järgib kokkulepitud teenuse sisu: vajalikud lähteandmed, ligipääsud, tähtajad ja esimese kuu tööd. Studio hoiab puuduval infol järge. Mari ei ehita iga liitumise jaoks uut isiklikku meelespead.
Kasvuruum tuleb paljudest korduvatest tegevustest: vähem tagaajamist, otsimist, topeltsisestust ja tööseisu taastamist. Mari saab kasutada seda aega uute klientide teenindamiseks, põhjalikumaks nõustamiseks või oma tööpäeva lühendamiseks. Rohkem kliente ei pea tähendama sama suurt kasvu katkestustes ja õhtuses töös.
Kui palju mahtu juurde tekib, sõltub klientidest ja töö sisust. Seda saab hinnata, võrreldes sarnaste kuude ajakulu ning arvestades ka kontrollimise ja parandustega. Selle loo eesmärk on näidata, kust kasvuruum tekib, mitte lubada kindlat säästuprotsenti.
Raamatupidaja kui ettevõtja pikaajaline partner
Mari kliendid tulevad tema juurde raamatupidamise pärast, kuid nende igapäevased mured algavad sageli varem: vastamata päringust, segasest projektist või koostamata arvest. Kui Studio aitab neid töid korras hoida, paraneb ka see info, mis raamatupidajani jõuab.
Selles peitub meie visioon raamatupidamisbüroodele. Studio aitab korraga teenindada olemasolevaid kliente paremini ja luua võimekust järgmiste jaoks. Kui ka klientide ettevõtted kasutavad Studiot, saavad mõlema poole digitaalsed meeskonnad hoida infovahetusel järge ning inimesed keskenduda otsustele ja koostööle.
Mari büroo saab kasvada, sest iga kliendi teenindamine nõuab temalt vähem käsitsi koordineerimist — ja jätab rohkem aega raamatupidaja tööks.